Sekretaris dalam perusahaan

Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

• Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
• Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

• Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

• Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

• Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

• Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

• Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

• Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

• Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

• Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

• Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

• Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

• Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

• Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Syarat-sayarat profesional

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.

Sekretaris

sekretaris profesional

A. PENGERTIAN
Ada definisi sekretaris menurut beberapa para ahli, yaitu :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Jadi, Sekretaris adalah seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan.
agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
- Tugas-tugas Rutin
- Tugas-tugas Khusus
- Tugas-tugas Istimewa
- Tugas-tugas Resepsionis
- Tugas Keuangan
- Tugas Sosial
- Tugas Insidental
- Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
TUGAS POKOK SEKRETARIS :
- Membantu pimpinan
- Menyiapkan agenda rapat
- Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
- Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
- Dan lain sebagainya
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
(Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 3)
B. kegiatan Dalam Bidang Sekretariat
Kegiatan dalam bidang Sekretariat terdiri dari hal-hal berikut :
a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :
1. Pembuatan surat
2. Penerimaan surat
3. Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat
4. Penyimpanan warkat (records)
b. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal :
1. Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis
2. Secara eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat(public relations)
c. Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat
d. Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.

3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi administrasi kesekretariatan meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Mengadakan pencatatan(recording) dari semua kegiatan manajemen.
b. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanan pusat ketatausahaan
c. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan
d. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan
e. Sebagai pusat dokumentasi(master file)
4. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan bertujuan sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baiok secara internal maupun secara eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.
c. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaan fungsinya, yaitu :
1. Perencanaa(planning)
2. Pengorganisasian(organizing)
3. Penggerakan(actuating)
4. Pengawasan(controlling)
5. Pengambilan keputusan-keputusan(decision making)

Dunia Sekretaris

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik

ETIKA SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).