Rabu, 30 Oktober 2013
Manfaat Seledri
Senin, 21 Oktober 2013
Sekretaris
A. PENGERTIAN
Ada definisi sekretaris menurut beberapa para ahli, yaitu :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Jadi, Sekretaris adalah seseorang yang bekerja dikantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan.
agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :
- Tugas-tugas Rutin
- Tugas-tugas Khusus
- Tugas-tugas Istimewa
- Tugas-tugas Resepsionis
- Tugas Keuangan
- Tugas Sosial
- Tugas Insidental
- Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
TUGAS POKOK SEKRETARIS :
- Membantu pimpinan
- Menyiapkan agenda rapat
- Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan
- Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
- Dan lain sebagainya
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
(Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 3)
B. kegiatan Dalam Bidang Sekretariat
Kegiatan dalam bidang Sekretariat terdiri dari hal-hal berikut :
a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :
1. Pembuatan surat
2. Penerimaan surat
3. Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat
4. Penyimpanan warkat (records)
b. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal :
1. Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis
2. Secara eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat(public relations)
c. Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat
d. Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.
3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi administrasi kesekretariatan meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Mengadakan pencatatan(recording) dari semua kegiatan manajemen.
b. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanan pusat ketatausahaan
c. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan
d. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan
e. Sebagai pusat dokumentasi(master file)
4. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan bertujuan sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baiok secara internal maupun secara eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.
c. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaan fungsinya, yaitu :
1. Perencanaa(planning)
2. Pengorganisasian(organizing)
3. Penggerakan(actuating)
4. Pengawasan(controlling)
5. Pengambilan keputusan-keputusan(decision making)
Dunia Sekretaris
Etika Seorang Sekretaris Yang Baik

ETIKA SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:
Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:
1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).
Langganan:
Postingan (Atom)

